استاندارد ایزو 10013 بهعنوان یک راهنمای کاربردی، به سازمانها کمک میکند تا مستنداتی را که برای پشتیبانی از یک سیستم مدیریت کیفیت مؤثر لازم است، بهصورت اصولی طراحی، تدوین و نگهداری کنند. این استاندارد درواقع مجموعهای از توصیههاست که با هدف ایجاد نظم در تولید و کنترل اطلاعات، سازمان را در تعریف درست فرآیندها و ایجاد یک ساختار مستندسازی منسجم یاری میدهد.
بر اساس این استاندارد، هر سازمان باید اطلاعاتی را که اجرای درست فعالیتها به آن وابسته است، ثبت و مدیریت کند. این اطلاعات مستند میتواند نقشهای مختلفی مانند انتقال پیام، ثبت شواهد یا حفظ دانش سازمانی داشته باشد و در نهایت باعث بهبود کیفیت خدمات و محصولات شود.
ایزو 10013 بیان میکند که استقرار یک سیستم مدیریت کیفیت، تصمیمی مهم و راهبردی برای هر سازمان است؛ تصمیمی که میتواند عملکرد مجموعه را ارتقا دهد و زمینهساز توسعه پایدار شود. این استاندارد برای همه سازمانها قابل استفاده است و هدف اصلی آن تقویت تعهد سازمان نسبت به رضایت مشتری و برآوردهکردن نیازهای ذینفعان است.
هنگام تعیین اینکه چه اطلاعاتی باید مستند شود، سازمان باید عوامل مختلفی را بررسی کند: شرایط محیطی و قانونی، ریسکها و فرصتها، انتظارات ذینفعان و مسیر استراتژیک سازمان. به عبارت دیگر، همانطور که طراحی سیستم مدیریت کیفیت یک تصمیم کلان است، انتخاب اینکه چه چیزهایی باید مستند شود نیز رویکردی استراتژیک دارد.
اطلاعات مستند میتواند تمام فعالیتهای سازمان یا تنها بخش مشخصی از آن را پوشش دهد. سطح و نوع مستندسازی نیز بسته به ماهیت محصولات، فرآیندها و الزامات قانونی یا قراردادی متفاوت است.
در نسخههای جدید استانداردهای مدیریتی مانند ایزو 9001، اصطلاحات سنتی مثل «کتابچه راهنمای کیفیت» یا «رویههای مستند» کنار گذاشته شده و جای خود را به مفهوم گستردهتر «اطلاعات مستند» دادهاند. ایزو 10013 نیز مطابق همین رویکرد، از این واژه استفاده میکند و در برخی موارد «سند» را به شکل فعل بهکار میبرد.
در نسخه قبلی ایزو 10013، یک ساختار مشخص شامل کتابچهها، دستورالعملها، فرمها و… پیشنهاد شده بود. اما نسخه جدید الزامی برای پیروی از یک سلسلهمراتب خاص ارائه نمیدهد و انعطاف رسانههای دیجیتال را در نظر میگیرد. با این حال، داشتن «کتابچه راهنمای کیفیت» همچنان میتواند برای برخی سازمانها مفید و حتی در برخی استانداردهای تخصصی لازم باشد.