مدیریت منابع سازمانی از جمله مفاهیمی است که در امتداد استراتژی «تمرکز در عین توزیع پذیری» با هدف شناخت،برنامه ریزی،تخصیص و ارزیابی منابع سازمانی شکل گرفت. در گذشته بسیاری از فعالیت های زنجیره تأمین به طور سنتی با کاغذ،تلفن و فکس انجام می شد،که بسیار ناکارآمد، پر هزینه، کند و پر خطا بود. بنابراین زمانی که استفاده از کامپیوتر در کسب و کار آغاز شد؛ بسیاری از افراد خواستار خودکار سازی فرایند های زنجیره ی تأمین شدند.
انجمن کنترل تولید و موجودی آمریکاERP، را به صورت زیر تعریف می‌نماید : متدی برای برنامه‌ریزی و کنترل مؤثر تمامی منابع موردنیاز برای دریافت ، تولید ، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان در شرکتهای تولیدی ، توزیعی و خدماتی می باشد.
ERP ، یک بسته نرم‌افزاری تجاری است که هدف اصلی آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی قسمت های سازمان از جمله مالی ، حسابداری ، منابع انسانی ، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان می‌باشد. سیستمهایERP ، سیستمهای اطلاعاتی قابل تنظیم و تغییری هستند که اطلاعات و فرایندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه می‌نمایند .
ERP ، یک پایگاه داده ، یک برنامه کاربردی و یک واسط یکپارچه در همه بخش های سازمان است.
ERP ، سیستم مبتنی بر کامپیوتر می باشد که برای پردازش تراکنشهای سازمان طراحی شده‌اند و هدف آنها تسهیل برنامه‌ریزی ، تولید و پاسخگویی به‌موقع به مشتریان در محیطی یکپارچه است
ERP ، یک بسته نرم‌افزاری استاندارد شامل چندین ماژول مرتبط و یکپارچه است که کلیه فرایندهای تجاری یک سازمان را اعم از تولید ، منابع انسانی ، مالی ، بازاریابی و فروش را پشتیبانی می‌نماید و منجر به یکپارچگی وظایف در سازمان می‌شود.
ERP، یک راه‌حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته ، به سرعت و با دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه‌ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.
ERP ، یک سیستم نرم افزاری می باشد که داده های موجود در سراسر نقاط سازمان را یک پارچه می کند و به شکل متناسب و در موقع لازم ،در اختیار کاربران قرار می دهد.
ERP، سیستمی است که با هدف ایجاد بستر مناسب برای انجام کامل مدیریت امور شرکت ها طراحی شده است.با استفاده از این سیستم، امکان ارتباط بین تمام واحد های یک شرکت تجاری و بازرگانی وجود داشته و مدیر شرکت در هر لحظه می تواند در تمام امورشرکت نظیر: امور مالی،پرسنلی و تولید،نظارت و مدیریت داشته باشد.
آن چیزی که در همه این تعاریف مهم است ، توجه و تمرکز بیشتر بر روی عبارت Enterprise در اختصار ERP است. زیرا این سیستم فراتر از برنامه‌ریزی عمل کرده و با وجود تمرکز بر روی منابع سازمان ، عناصری فراتر از آن را نیز پوشش می‌دهد . از سوی دیگر ، آنچه که در این تعاریف بیش از همه مورد توجه است، یکپارچگی و استاندارد بودن سیستم ERP است و همین دو جنبه مهم از ERP آنرا از سایر سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه متمایز می کند.
ERP، برگرفته از عبارت Enterprise Resource Planning می باشد. Enterprise به معنی بزرگ و ابر شرکت ها و سازمان های بزرگ و متوسط دلالت دارد؛ Resource به معنی منابع و planning به معنی برنامه ریزی می باشد.
ERP، این امکان را فراهم می کند تا اطلاعات به دست آمده از انبار،بخش مالی،بخش تولید،بخش حمل ونقل و سایربخش های یک شرکت، به هم اتصال داده شود و هر کدام از این بخش ها بدون محدودیت زمانی به اطلاعات بخش های دیگردستیابی داشته باشند.با استفاده از سیستم ERP،اطلاعات درست،به موقع ودریک راستا از بخش های مختلف وارد پایگاه داده یک سیستم کامپیوتری شده و توسط کارکنان سازمان قابل دسترسی می باشد.در این حالت دسترسی به اطلاعات تا حد زیادی آسان می گردد به گونه ای که دقیقاً می توان مشخص کرد که در هر زمان محصول درخواستی مشتری در چه مرحله ای قراردارد.
مزایای ERP :
پیاده‌سازی سیستم ERP مزایای بی شماری را برای سازمانها به ارمغان می‌آورد، اما باید توجه داشت که این مزایا و بهبود فرایندهای تجاری سازمان به راحتی قابل دست‌یابی نیستند . پیاده‌سازی موفق یک سیستم ERP بستگی بسیار زیادی به انتخاب سیستم مناسب ، تأمین‌کننده‌ی مناسب ، نحوه‌ی بومی‌سازی نرم‌افزار در سازمان با توجه به استراتژی ، فرهنگ و ساختار سازمان ، تعهد و حمایت مدیریت سازمان از پیاده‌سازی نرم‌افزار ، شایستگی مشاوران در پیاده‌سازی نرم‌افزار ، کنترل پروژه مناسب در طول فرایند پیاده‌سازی و اتمام پروژه در زمان مشخص،بودجه پیش‌بینی شده و مواردی ازین دست دارد .
پیاده‌سازی ERP در سازمان مزایای بسیار زیادی را به همراه دارد که به صورت خلاصه می توان به مواردزیر اشاره نمود :
ایجاد یکپارچگی سازمانی : هدف عمده ی ERP، یکپارچه سازی تمامی بخشها و جریانهای اطلاعات کارکردی یک شرکت،به شکل یک سیستم کامپیوتری واحد که قادر به برطرف کردن تمامی نیازهای سازمان باشد.دونوع یک پارچه سازی برای سیستم ها وجود دارد: داخلی و خارجی،یکپارچه سازی داخلی عبارت است از: یکپارچه سازی بین برنامه های کاربردی، یا میان برنامه های کاربردی و پایگاه داده،درداخل یک سازمان. یکپارچه سازی خارجی به یکپارچه سازی برنامه ها یا پایگاه داده شرکای کاری گفته می شود.
استانداردسازی: فرایندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکتهای عرضه‌کننده نرم‌افزار ازسازمانهای مختلف به دست آورده‌اند؛درسیستم ERP،استاندارد می شوند.
تبدیل فرایندهای سازمانی از حالت ضمنی به حالت صریح به علت مهندسی مجددی که در فرایندهای سازمان صورت می‌پذیرد . این سیستم می تواند داده های بهتری را در باره ی فرایند های کسب وکار و عملکرد کلی سازمان به مدیریت عرضه کند.مثلاً به مدیریت کمک کند که کدام محصول بیشترین سودآوری را دارد. امکان نصب و راه‌اندازی سریعتر سیستمهای مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماژولهای مختلف این نرم‌افزار یا سایر نرم‌افزارهای کاربردی که از طرف عرضه کنندگان ERP ارایه نشده و مخصوص آن سازمان هستند . امکان و یا تسهیل توسعه سیستمها و فناوری های جدید؛مانند سیستم های به هنگام (JIT ) و… امکان ایجاد همکاریهای تجاری، سرمایه‌گذاری های مشترک ، ادغام برای سازمانها، با هزینه کمتر و بازدهی بیشتر و نتیجه بهتر . تغییر تمرکز از برنامه نویسی کامپیوتری در سازمان به بهبود فرآیندها فراهم شدن زیر ساخت لازم به منظور پرداختن به مدیریت زنجیره ی تأمین (SCM ) و مدیریت ارتباط با مشتری( CRM)، دو مبحثی که در حال حاضر تبدیل به دو جزء جدایی ناپذیر ERPII شده‌اند .توسعه زیر ساخت لازم به منظور وارد شدن به تجارت الکترونیک (E- Business) .